Datenschutzerklärung

Stand: 14. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung auf dieser Website und auf der Plattform HippoHub ist Robin Gilke, Bächelsberg 54, 56651 Niederzissen, E-Mail: info@hippohub.de, Telefon: 02636 9662778. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen.

Für Galerien, die ein Unternehmen oder eine Organisation bucht, etwa für eine Firmenfeier, gilt Abschnitt 6.1.

2. Hosting und Auftragsverarbeitung

Website, Plattform, Datenbank und E-Mail-Postfach betreiben wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen („Hetzner“), ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Hetzner.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Hetzner ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit wir damit unsere Leistungen erbringen, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Betrieb.

3. Server-Log-Dateien

Wenn du unsere Seiten aufrufst, speichert der Webserver automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Wir führen diese Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen und löschen sie nach 14 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der technisch fehlerfreie und sichere Betrieb.

4. Cookies, Speicher im Browser, Analyse

Wir nutzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und laden keine Inhalte von fremden Servern; auch die Schriften liefern wir selbst aus.

Sitzungs-Cookie im persönlichen Bereich. Meldest du dich im persönlichen Bereich (hippohub.de/mein-bereich/) an, setzt unser Server api01.hippohub.de den Cookie directus_session_token, der dich angemeldet hält. Er ist mit HttpOnly, Secure und SameSite=Lax geschützt und enthält nur eine zufällige Sitzungskennung. Er läuft nach 24 Stunden ab oder wenn du dich abmeldest. Weitere Cookies setzt diese Website nicht.

Speicher im Browser bei Galerien. Die Galerie eines Events speichert im Browser deines Geräts (localStorage, kein Cookie) nur, was sie zum Funktionieren braucht: eine zufällige Gerätekennung, den Zugangsschlüssel des Events, deinen Namen und dein Profilbild für dieses Event, ob du den Datenschutzhinweis bestätigt hast, erledigte Aufgaben, die Fotos, denen du ein Herz gegeben hast, und die Adressen laufender Uploads, damit sie nach dem Neuladen weitergehen. Auf Geräten des Gastgebers kommen der Verwaltungsschlüssel und der Stand der Leinwand dazu. Die Angaben bleiben auf deinem Gerät, bis du sie im Browser löschst.

Cookie und Speicher sind für den Dienst, den du ausdrücklich nutzt, unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die damit verbundene Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Anfrage, Buchung und persönlicher Bereich

5.1 Anfrageformular und Kontakt per E-Mail

Wenn du uns über das Anfrageformular oder per E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine Angaben – Name, E-Mail-Adresse, Anlass, auf Wunsch das Datum deines Events, das gewählte Paket und deine Nachricht –, um deine Anfrage zu beantworten. Anfragen aus dem Formular speichern wir in unserer Datenbank bei Hetzner und benachrichtigen uns selbst per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit deine Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen zu bearbeiten. Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir 12 Monate nach Eingang.

5.2 Buchung

Wenn du ein Paket buchst, verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, ob du als Privatperson oder für ein Unternehmen buchst, Rechnungsadresse mit Firma, falls angegeben, Anlass, Datum des Events, deine Nachricht, das gewählte Paket mit Preis und Laufzeit, den Stand der AGB, Datum und Uhrzeit der Buchung und der Annahme, die Buchungsnummer und – wenn du es angekreuzt oder später erklärt hast – dein Verlangen, dass wir vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnen, mit Zeitpunkt und IP-Adresse. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; ohne sie können wir die Buchung nicht annehmen.

Zwecke: Prüfung und Annahme der Buchung, Abwicklung des Vertrags, Rechnung, Einrichtung des Events, E-Mails zur Buchung (Eingangsbestätigung, Vertragsbestätigung, Rechnung, Erinnerung vor Ende der Laufzeit) und der Nachweis von Vertragsschluss und Erklärungen wie Widerruf, Kündigung und Verlangen nach vorzeitigem Beginn. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungen und Geschäftskorrespondenz Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG.

Speicherdauer: Buchungen, die wir nicht annehmen, löschen wir 3 Monate nach Eingang, alle übrigen 90 Tage nach Ende der Laufzeit. Rechnungen bewahren wir 8 Jahre auf, Vertragsbestätigungen und sonstige Geschäftskorrespondenz 6 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahrs, in dem sie entstanden sind.

5.3 Kundenkonto und persönlicher Bereich

Wenn wir deinen persönlichen Bereich freischalten, verarbeiten wir dort deine E-Mail-Adresse als Benutzernamen, dein Passwort (nur als Hash), den Zeitpunkt deiner letzten Anmeldung, die Einstellungen deines Events – Titel, Adresse der Galerie, Design, Logo, Titelbild, gewünschte Spiele – und die Zugangsdaten zur Verwaltung deines Events. Wenn wir dein Event freischalten, übertragen wir die Einstellungen an die Plattform. Zweck ist die Erbringung der gebuchten Leistung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Dein Konto löschen wir, sobald keine Buchung mehr daran hängt, oder früher auf deinen Wunsch. Logo und Titelbilder, die du hochlädst, aber für keine Buchung verwendest, löschen wir nach 7 Tagen.

5.4 Widerruf und Kündigung über die Website

Nutzt du die Widerrufsfunktion oder die Kündigungsschaltfläche, verarbeiten wir die dort eingegebenen Angaben – Name, Buchungsnummer oder E-Mail-Adresse der Buchung, E-Mail-Adresse für die Bestätigung, bei der Kündigung Art, Grund und Zeitpunkt, deine Nachricht – sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs, um deine Erklärung zu bearbeiten und ihren Eingang zu bestätigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 356a, 312k BGB und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir bewahren die Erklärungen wie Geschäftskorrespondenz 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahrs auf.

5.5 E-Mails

Alle E-Mails zur Anfrage, Buchung und zum Vertrag versenden wir über unser Postfach bei Hetzner. Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

6. Galerien, Leinwand und Partyspiele

6.1 Wer ist verantwortlich?

Bei privaten Feiern wie Hochzeit oder Geburtstag handelt der Gastgeber im persönlichen und familiären Bereich. Für die Verarbeitung auf der Plattform – Speichern, Anzeigen und Löschen der Inhalte – sind dann wir verantwortlich. Für sein Verhalten vor Ort, etwa wer fotografiert wird und wer die Leinwand sieht, ist der Gastgeber selbst verantwortlich.

Bucht ein Unternehmen oder eine Organisation, etwa für eine Firmenfeier, ist es Verantwortlicher für die Daten seiner Gäste; wir verarbeiten die Inhalte in seinem Auftrag auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Fragen zur Verarbeitung richtest du dann an das Unternehmen; wir unterstützen es dabei.

6.2 Was wir verarbeiten

• hochgeladene Fotos und Videos samt den darauf abgebildeten Personen und den technischen Metadaten der Datei;
• aus den Metadaten das Aufnahmejahr und, wenn die Datei Standortdaten enthält, den nächstgelegenen Ort. Die genauen Koordinaten speichern wir nicht in der Datenbank; sie bleiben nur in der Originaldatei, die der Gastgeber mit dem Archiv herunterladen kann. Fotos in der Galerie, im Download für Gäste und auf der Leinwand enthalten keine Standortdaten; Videos geben wir so weiter, wie sie hochgeladen wurden, sie können also den Aufnahmeort enthalten;
• den Namen, den du als Gast vor dem ersten Hochladen angibst, und auf Wunsch ein Profilbild; beides erscheint bei deinen Fotos und Videos, in der Galerie und auf der Leinwand;
• eine zufällige Kennung deines Geräts, damit deine Uploads, Herzen und erledigten Aufgaben dir zugeordnet bleiben;
• Herzen, die du Fotos gibst, und deine Eingaben in Partyspielen;
• technische Daten beim Zugriff auf die Galerie (Abschnitt 3).

6.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir speichern die Inhalte, zeigen sie allen, die den Link zur Galerie haben, und, wenn der Gastgeber die Leinwand nutzt, auf dem Bildschirm am Ort der Feier, und ermöglichen Downloads. Rechtsgrundlagen sind gegenüber dem Gastgeber Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), gegenüber Gästen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der Galerie, der der Gast mit dem Hochladen zustimmt) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse von Gastgeber und Gästen, Erinnerungen an die gemeinsame Feier zu teilen). Für Personen, die auf Fotos zu sehen sind, ohne selbst hochzuladen, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Gastgeber und Gäste dürfen nur Aufnahmen hochladen, mit deren Teilen die abgebildeten Personen einverstanden sind.

Inhalte, die uns als rechtswidrig gemeldet werden, prüfen wir und entfernen sie gegebenenfalls (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 der Verordnung (EU) 2022/2065, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6.4 Empfänger

Der Gastgeber und die Helfer, denen er Moderation oder Spielleitung überträgt, alle Personen mit dem Link zur Galerie und, wenn der Gastgeber die Leinwand nutzt, die Anwesenden am Ort der Feier. Technisch: Hetzner als Auftragsverarbeiter. Wir geben Inhalte nicht an weitere Dritte weiter und nutzen sie nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung oder zum Trainieren von KI-Systemen.

6.5 Speicherdauer

Inhalte, Einstellungen und Spieldaten eines Events bleiben bis zum Ende der gebuchten Laufzeit gespeichert (6 Monate ab dem Datum des Events) und werden danach gelöscht, spätestens 14 Tage nach dem Ende der Laufzeit, Sicherungskopien spätestens 30 Tage danach. Entfernt der Gastgeber ein Foto oder Video, löschen wir die Datei sofort. Gäste und abgebildete Personen können die Löschung einzelner Inhalte beim Gastgeber oder bei uns verlangen.

6.6 Hinweis für Gäste

Vor dem ersten Hochladen zeigt die Galerie einen kurzen Hinweis, der auf diese Datenschutzerklärung verweist.

7. Rechnungen

Rechnungen enthalten Name, Anschrift, Leistung, Betrag, Rechnungsnummer und -datum. Wir bewahren sie 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahrs auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 14b UStG).

8. Speicherdauer im Überblick

Daten	Löschung
Server-Log-Dateien	nach 14 Tagen
Sitzungs-Cookie	nach 24 Stunden oder beim Abmelden
Anfragen ohne Vertrag	12 Monate nach Eingang
Buchungen, die wir nicht annehmen	3 Monate nach Eingang
übrige Buchungen	90 Tage nach Ende der Laufzeit
Kundenkonto	sobald keine Buchung mehr daran hängt
Inhalte und Einstellungen eines Events	spätestens 14 Tage nach Ende der Laufzeit, Sicherungen nach 30 Tagen
Widerrufe, Kündigungen, Vertragsbestätigungen, Korrespondenz	6 Jahre ab Ende des Kalenderjahrs
Rechnungen	8 Jahre ab Ende des Kalenderjahrs

9. Datensicherheit

Die Übertragung zwischen deinem Browser und unseren Servern ist verschlüsselt (TLS). Der persönliche Bereich ist passwortgeschützt; Passwörter speichern wir nur als Hash. Galerien sind nur über den Link mit Zugangsschlüssel erreichbar, den der Gastgeber verteilt, und werden nirgends öffentlich gelistet.

10. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wende dich dafür an info@hippohub.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Website, Plattform oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils unter hippohub.de/privacy.html veröffentlichte Fassung.